Política de privacidad.

Zifro es la responsable del tratamiento de los datos personales que recibe a través de su sitio web, formularios, productos y servicios.

Razón social

Zifro

Domicilio

Medellín, Colombia

Correo de contacto

privacidad@zifro.app

Esta política aplica a cualquier persona cuyos datos personales sean tratados por Zifro, incluyendo:

• Visitantes del sitio web zifro.app y sus subdominios.
• Clientes actuales, prospectos y personas que solicitan información comercial.
• Usuarios finales de los productos que desarrollamos para nuestros clientes, cuando Zifro actúa como encargado del tratamiento.
• Proveedores, aliados comerciales y candidatos a posiciones laborales.

Los datos que recolectamos dependen del tipo de interacción:

Datos de contacto

Nombre, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo. Los recibimos cuando llenas un formulario, nos escribes o iniciamos una conversación comercial.

Datos de navegación

Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas y tiempo de permanencia. Los obtenemos por cookies y herramientas de analítica.

Datos comerciales

Información de facturación, identificación tributaria y registros de comunicación durante la relación contractual.

Datos técnicos del proyecto

Credenciales, accesos a plataformas y contenidos que el cliente entrega para ejecutar el proyecto. Se manejan bajo medidas estrictas de seguridad.

Datos en agentes de IA

Conversaciones, instrucciones y contenidos procesados por los agentes que desarrollamos. Ver sección 6 para más detalle.

Datos de Google Calendar

Cuando conectas tu cuenta de Google, accedemos a la lista de calendarios autorizados y a sus eventos, junto con los datos de identificación básicos de la cuenta que otorga el consentimiento. Ver sección 7 para más detalle.

No recolectamos datos sensibles (salud, orientación sexual, biométricos, ideológicos) salvo que sean estrictamente necesarios para el servicio y medie consentimiento expreso por separado.

Tratamos tus datos únicamente para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información y enviarte propuestas comerciales.
• Ejecutar los proyectos contratados, facturar y gestionar la relación contractual.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con servicios activos.
• Mejorar el sitio web y entender cómo se usa, mediante datos agregados de analítica.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Sincronizar agendas y crear, actualizar o eliminar eventos en Google Calendar, cuando el usuario conecta voluntariamente su cuenta. Ver sección 7.
• Protegernos frente a fraude, abuso o uso no autorizado de nuestros servicios.

No vendemos tus datos. No los compartimos con terceros para fines publicitarios distintos a los descritos en esta política.

El tratamiento de tus datos se ampara en al menos una de estas bases:

• Tu consentimiento expreso al diligenciar formularios o aceptar esta política.
• La ejecución del contrato que tienes vigente con Zifro.
• El cumplimiento de una obligación legal aplicable.
• El interés legítimo de Zifro en operar y proteger sus servicios, cuando no afecte tus derechos fundamentales.

Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que lo impida.

Como construimos agentes de inteligencia artificial, este punto merece transparencia adicional.

Cuando un agente que desarrollamos para un cliente procesa datos personales, Zifro actúa como encargado del tratamiento bajo instrucciones documentadas de ese cliente. En ese rol:

• No usamos los datos del cliente para entrenar modelos propios ni de terceros.
• Aplicamos los modelos en modo no-entrenamiento cuando el proveedor lo permite, mediante planes empresariales.
• Cifrado en tránsito y en reposo para todas las conversaciones almacenadas.
• Acceso a los datos restringido al equipo técnico estrictamente necesario.
• Eliminación de datos al terminar el contrato, conforme a lo pactado en la propuesta y a las obligaciones legales aplicables.

Si interactúas con un agente que desarrollamos para un cliente, el responsable del tratamiento de tus datos es ese cliente, no Zifro. Solicita su política de privacidad directamente.

La integración con Google Calendar es una función opcional de Zifro. Solo se activa cuando el usuario autoriza expresamente el acceso desde su cuenta de Google. Si no conectas tu calendario, no accedemos a ningún dato de Google.

Esta sección explica de forma específica qué permisos solicitamos, qué hacemos con los datos de Google, cuánto tiempo los conservamos, con quién los compartimos y cómo puedes revocar el acceso o solicitar su eliminación. Zifro cumple con la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google y con los requisitos de Uso Limitado (Limited Use) aplicables a los datos de Google.

7.1. Qué permisos de Google solicitamos

Para brindar el servicio, Zifro solicita a través de OAuth 2.0 los siguientes permisos, siempre limitados a los calendarios que tú autorizas:

Lectura de calendarios y eventos

Permite consultar la lista de calendarios de tu cuenta y los eventos disponibles en ellos. Lo usamos para conocer tu disponibilidad, evitar cruces de horarios y programar correctamente las reservas.

Creación, edición y eliminación de eventos

Permite crear eventos nuevos, modificarlos y eliminarlos. Lo usamos para sincronizar en tu calendario las reuniones de Google Meet agendadas desde Zifro, tanto para el asesor como para el cliente final, y para reflejar cambios o cancelaciones.

Identificación básica de la cuenta

Nombre y correo electrónico asociados a la cuenta de Google, usados únicamente para identificar la conexión, asociarla a tu usuario de Zifro y mostrar qué cuenta está vinculada.

Acceso continuo (refresh token)

Almacenamos un token de actualización cifrado que permite mantener la sincronización activa sin que tengas que volver a autorizar cada vez. Este token se revoca cuando desconectas la cuenta.

No solicitamos acceso a Gmail, Google Drive, Google Contacts, YouTube ni a ningún otro servicio de Google distinto de Calendar. No solicitamos permisos de administración sobre tu cuenta ni sobre usuarios de Google Workspace.

7.2. Qué hacemos con los datos de Google Calendar

Zifro utiliza el calendario para que la agenda del asesor y la del cliente final se mantengan sincronizadas con las reuniones y reservas gestionadas en el SaaS, incluidas las reservas que se originan por WhatsApp. Concretamente:

• Consultar la disponibilidad de los calendarios autorizados para ofrecer horarios libres y evitar dobles reservas.
• Crear eventos de Google Meet para las reuniones agendadas a través de Zifro, invitando al asesor y al cliente final.
• Actualizar la fecha, la hora, la descripción o los invitados de un evento cuando la reserva cambia en la aplicación.
• Cancelar o eliminar el evento cuando una reserva se cancela, se reprograma o se elimina en el SaaS.
• Leer los eventos existentes para reflejar en Zifro los cambios que el asesor o el cliente hagan directamente en Google Calendar.

Los eventos sincronizados pueden ser editados y eliminados tanto desde Google Calendar como desde Zifro, ya que ambas herramientas operan sobre la misma agenda. Esta doble vía es precisamente lo que garantiza una sincronización confiable.

7.3. Datos de Google que almacenamos

Tokens de acceso y actualización

Almacenados cifrados en nuestro servidor. Son necesarios para mantener la conexión y se eliminan al desconectar la cuenta o al terminar el contrato.

Identificadores de calendario y de evento

Guardamos el identificador del calendario y del evento para poder crear, actualizar o eliminar el evento correspondiente y evitar duplicados.

Metadatos del evento

Título, fecha, hora, zona horaria, duración, enlace de Google Meet, descripción e invitados de los eventos que Zifro crea o sincroniza.

Correo de la cuenta conectada

Para identificar qué cuenta de Google está vinculada a cada usuario de Zifro.

No almacenamos copias completas de tu calendario ni el contenido de eventos que no estén relacionados con reservas o reuniones gestionadas a través de Zifro. No utilizamos los datos de Google Calendar para publicidad, perfilamiento comercial, venta a terceros ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.

7.4. Cuánto tiempo conservamos los datos de Google

Conservamos los tokens y los metadatos de sincronización mientras la cuenta de Google permanezca conectada y el servicio esté activo. Una vez desconectas la cuenta, revocamos el acceso, eliminamos los tokens de forma segura y dejamos de acceder a Google Calendar de inmediato.

Los metadatos de eventos se conservan únicamente mientras sean necesarios para mantener el historial de reservas del usuario o mientras exista una obligación legal o contractual. Cuando dejan de ser necesarios, se eliminan o anonimizan conforme a la sección 9 de esta política.

7.5. Con quién compartimos los datos de Google

No vendemos, no alquilamos ni compartimos datos de Google Calendar con terceros para fines publicitarios. Solo los tratamos nosotros y, en la medida estrictamente necesaria para operar el servicio, con los encargados descritos en la sección 8:

• Proveedores de infraestructura y hosting en la nube, que almacenan los datos cifrados bajo nuestras instrucciones.
• Proveedores de modelos de IA, únicamente cuando una función del agente requiera interpretar el contexto de una reunión o reserva. En ese caso se envían datos mínimos, no se usan para entrenamiento y aplican cláusulas de confidencialidad.
• Proveedores de comunicación y CRM utilizados para enviar confirmaciones y recordatorios de las reuniones.

Cualquier transferencia se realiza bajo contratos que obligan al encargado a proteger los datos con un nivel equivalente al nuestro y a usarlos solo para las finalidades aquí descritas.

7.6. Cómo desconectar tu cuenta y eliminar los datos de Google

Puedes revocar el acceso en cualquier momento por cualquiera de estas vías:

• Desde Zifro: entra a la configuración de tu cuenta, sección de integraciones, y selecciona “Desconectar Google Calendar”. El acceso se revoca y los tokens se eliminan de inmediato.
• Desde tu cuenta de Google: visita https://myaccount.google.com/permissions, busca Zifro y selecciona “Quitar acceso”. Al hacerlo, Zifro deja de poder acceder a tu calendario.
• Por correo: escríbenos a privacidad@zifro.app y solicitamos la desconexión y eliminación de los datos de Google asociados a tu cuenta.

Al desconectar la cuenta, Zifro deja de leer y de escribir en tu Google Calendar y elimina los tokens de acceso. Los metadatos de eventos ya sincronizados se eliminan dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija conservarlos por más tiempo. Los eventos que ya fueron creados en tu calendario de Google permanecen allí, bajo tu control, y puedes eliminarlos directamente desde Google Calendar.

Para solicitar la eliminación total de los datos de Google asociados a tu cuenta, escríbenos a privacidad@zifro.app. Atenderemos la solicitud en los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Para operar, dependemos de proveedores tecnológicos que tratan datos en nuestro nombre. Solo trabajamos con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y privacidad equivalentes a las nuestras. Algunas categorías:

Infraestructura y hosting

Proveedores de nube y CDN para alojar el sitio y los servicios desarrollados.

Modelos de IA

Plataformas que prestan los modelos de lenguaje y aprendizaje automático que usan los agentes, bajo planes empresariales con cláusulas de privacidad.

Analítica

Herramientas que procesan datos de navegación de forma agregada y anonimizada.

Comunicación y CRM

Plataformas de correo, calendario y gestión de relación con el cliente.

Pasarelas de pago

Procesadores certificados para facturación y cobros.

Algunas transferencias internacionales se realizan a países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera adecuados o bajo cláusulas contractuales tipo. Si deseas conocer el listado de encargados aplicable a un servicio específico, lo enviamos previa solicitud.

Conservamos los datos solo el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados o, cuando aplique, durante el plazo que exija la ley colombiana en materia contable, tributaria, contractual o de protección de datos.

Una vez se cumplen los plazos aplicables, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura.

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales:

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Autenticación multifactor en los sistemas internos.
• Principio de mínimo privilegio: cada miembro del equipo accede solo a lo necesario.
• Revisión periódica de accesos y rotación de credenciales.
• Acuerdos de confidencialidad con todo colaborador que tenga acceso a datos.
• Plan de respuesta ante incidentes con notificación a titulares y autoridades cuando aplique.

Ningún sistema es invulnerable. En caso de un incidente que afecte tus datos, te lo comunicamos sin demora indebida.

La Ley 1581 de 2012 te reconoce derechos que puedes ejercer en cualquier momento:

Conocer

Saber qué datos tuyos tenemos y cómo los tratamos.

Actualizar y rectificar

Pedir que corrijamos información inexacta o incompleta.

Suprimir

Solicitar la eliminación cuando el tratamiento ya no sea necesario o legítimo.

Revocar el consentimiento

Retirar la autorización cuando no sea obligatorio mantener el dato.

Acceder gratuitamente

Obtener una copia de tus datos sin costo, en los términos de la ley.

Presentar queja

Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras vulnerados tus derechos.

Usamos cookies para tres fines, claramente diferenciados:

Cookies esenciales

Permiten que el sitio funcione (sesión, preferencias). No requieren consentimiento.

Cookies de analítica

Miden el uso del sitio de forma agregada y anónima para mejorarlo.

Cookies funcionales

Recuerdan elecciones que hiciste, como idioma o tema visual.

No usamos cookies de publicidad de terceros ni rastreo cross-site. Puedes desactivar las cookies desde la configuración de tu navegador, aunque algunas funciones pueden dejar de operar.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y profesionales mayores de edad. No recolectamos conscientemente datos de menores de 18 años. Si identificamos datos de un menor, los eliminamos. Si eres padre o tutor y crees que recolectamos datos de un menor a tu cargo, escríbenos para proceder.

Actualizamos esta política cuando cambian nuestras prácticas, aparece nueva regulación o lanzamos servicios nuevos. La versión vigente siempre estará publicada en esta página con su fecha de última actualización. Los cambios materiales se notifican por correo a clientes activos con la antelación que la ley exija.

Para ejercer cualquier derecho, presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a privacidad@zifro.app con la siguiente información:

• Nombre completo y documento de identificación.
• Descripción clara del derecho que quieres ejercer.
• Datos de contacto para responderte.
• Documentos que soporten tu solicitud, si aplica.

Atendemos consultas y reclamos dentro de los plazos establecidos por el Decreto 1377 de 2013. Si la respuesta no te satisface, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.